In deze blog ga ik het hebben over de basisprincipes van SharePoint online en hoe het je kan helpen. Alle organisaties maken en bewaren veel informatie. Dat kan in de vorm van documenten, data, afbeeldingen, video’s enzovoort. Het moet natuurlijk allemaal ergens bewaard worden. Een deel ervan wordt opgeslagen op pc’s zoals laptops. Dit is handig voor gemakkelijke toegang tot uw informatie, maar ze zijn niet altijd de veiligste manier om gevoelige zaken op te slaan. De meeste zaken worden opgeslagen op grote computers die bekend staan als servers. Servers zijn handig omdat ze veel meer informatie kunnen opslaan dan een persoonlijke computer.
Op een server kan de informatie gemakkelijk worden gedeeld met andere mensen, en zijn ze meestal veiliger dan op een pc, maar ze zijn duur om gebruiken en dus meestal aangekocht door grote organisaties in plaats van gewone mensen. Soms is het moeilijk om er toegang toe te krijgen omdat ze niet met internet verbonden zijn. SharePoint online is eigelijk slechts een manier om al die informatie op te slaan. Het vervangt de noodzaak om het op te slaan op pc’s en servers. En je kunt ze openenen vanaf het internet, waar je ook bent en op ieder apparaat die je ook gebruikt.
Op een server kan de informatie gemakkelijk worden gedeeld met andere mensen, en zijn ze meestal veiliger dan op een pc, maar ze zijn duur om gebruiken en dus meestal aangekocht door grote organisaties in plaats van gewone mensen. Soms is het moeilijk om er toegang toe te krijgen omdat ze niet met internet verbonden zijn. SharePoint online is eigelijk slechts een manier om al die informatie op te slaan. Het vervangt de noodzaak om het op te slaan op pc’s en servers. En je kunt ze openenen vanaf het internet, waar je ook bent en op ieder apparaat die je ook gebruikt.
Bibliotheken
Bibliotheken zijn er voor het opslaan van documenten zoals Word, Excel en PowerPoint, ja kan ook andere soort documenten opslaan in de bibliotheek, zoals Acrobat-bestanden, video’s en afbeeldingen. Wanneer een document is opgeslagen in een bibliotheek, kan het worden gedeeld met iemand anders in uw organisatie en er zelfs buiten uw organisatie als u dat wilt.
Lijsten
De andere manier om informatie op te slaan is via lijsten. Lijsten verschillen van bibliotheken omdat ze gegevens opslaan in plaats van documenten. Je zou kunnen denken aan een lijst als een Excel-spreadsheet. Het zijn gewoon gegevens in kolommen en rijen. Lijsten zijn nuttig omdat u hiermee grote hoeveelheden gegevens kunt opslaan. Je kunt ze met iedereen delen en ze zijn heel eenvoudig te maken en te beheren.
Kortom, lijsten en bibliotheken zijn slechts containers om uw werk op te slaan. U kunt veel lijsten en bibliotheken hebben en ze worden allemaal op uw site opgeslagen. Uw site kan een van de vele in uw organisatie zijn en alle sites worden online opgeslagen in SharePoint.
SharePoint online is dus slechts een manier voor organisaties om hun digitaal werk op te slaan.
Tot snel!